調(diào)檔函的主要作用是把檔案調(diào)動(dòng)到另一個(gè)地方，如果辦理檔案專遞時(shí)沒(méi)有調(diào)檔函，那么檔案就會(huì)斷檔。在管理檔案的時(shí)候，調(diào)檔函存在不可或缺的作用。

在管理檔案時(shí)，調(diào)檔函發(fā)揮著不可 替代的作用。調(diào)檔函是檔案調(diào)轉(zhuǎn)的重要憑證，調(diào)檔函是檔案管理機(jī)構(gòu)將檔案調(diào)出的依據(jù)。調(diào)檔函上面有調(diào)函的編號(hào)和對(duì)方單位的稱呼。落款后面須附上詳細(xì)的收件地址和聯(lián)系人及，有些調(diào)檔函上面還會(huì)注明有限期，必須在有效期限內(nèi)辦理，過(guò)期作廢。

國(guó)企、事業(yè)單位、政府 機(jī)關(guān)這些單位都是可以開(kāi)具調(diào)檔函的。調(diào)檔函通常是由檔案接收單位開(kāi)具調(diào)檔函給需要調(diào)檔的人員，由本人攜帶調(diào)檔函去原單位調(diào)出檔案。存檔單位會(huì)要求將檔案密封后，通過(guò)機(jī)要快遞到接收單位，檔案的調(diào)轉(zhuǎn)只能是公對(duì)公對(duì)接，個(gè)人是不能攜帶檔案的。

什么時(shí)候會(huì)用到調(diào)檔函？調(diào)檔函通常是辦理檔案轉(zhuǎn)遞的時(shí)候使用，由檔案接收單位開(kāi)具的。我們?cè)谵D(zhuǎn)遞檔案的時(shí)候需要將調(diào)檔函作為檔案轉(zhuǎn)遞的銜接，一般我們的個(gè)人是不能個(gè)人攜帶辦理轉(zhuǎn)遞的，將檔案轉(zhuǎn)遞到正規(guī)的地方需要接收檔案的地方出具調(diào)檔函才能辦理檔案的轉(zhuǎn)出。